Menu

Een algemene vergadering organiseren is voor vennootschappen niet mogelijk zolang de corona veiligheidsmaatregelen gelden. Althans niet in fysieke vorm, waarbij alle aandeelhouders samenkomen in één ruimte. Een vergadering vanop afstand organiseren is dan weer niet altijd mogelijk, omdat dit in de statuten moet staan.

De regering is zich bewust van deze problematiek en werkt intussen aan een regeling rond jaarvergaderingen.

In afwachting daarvan biedt het nieuw Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen gelukkig al een aantal oplossingen om toch een algemene vergadering te organiseren tijdens de coronacrisis.

De algemene vergadering afgelasten of verdagen

De eerste mogelijkheid is dat u de algemene vergadering afgelast of verdaagt. Met als reden dat de coronacrisis een samenkomst onmogelijk maakt.

Let op, als u effectief de algemene vergadering wilt afgelasten of verdagen moet dit wel op dezelfde manier gebeuren als de oproeping. Bv. per brief of e-mail.

Let op voor 30 juni 2020

De algemene vergadering simpelweg afgelasten of verdagen is voor veel ondernemingen geen oplossing. De nieuwe datum voor de vergadering moet namelijk vallen voor 30 juni 2020, de uiterlijke dag waarop de jaarrekening moet worden voorgelegd aan de aandeelhouders. Als u uitstelt tot na deze datum, overtreedt u de wet.

De algemene vergadering in coronacrisis op afstand laten doorgaan

Wanneer een uitstel of afgelasting niet mogelijk is, zijn er nog opties om een algemene vergadering op afstand te organiseren.

De schriftelijke algemene vergadering

De eerste mogelijkheid is om een schriftelijke algemene vergadering van aandeelhouders te organiseren. Dit is in principe altijd mogelijk tenzij de statuten van de vennootschap de optie van schriftelijke besluitvorming beperken of uitsluiten.

Een schriftelijke algemene vergadering is bovendien enkel mogelijk in de BV, NV en de CV én onder volgende voorwaarden:

  • alle aandeelhouders moeten unaniem akkoord gaan;
  • dit kan enkel voor besluiten die geen authentieke akte vereisen (dus bijvoorbeeld niet bij een kapitaalverhoging of -vermindering, een ontbinding, een fusie,…)

Ook belangrijk: bij een schriftelijke algemene vergadering moeten de formaliteiten voor oproeping niet worden nageleefd.

De elektronische algemene vergadering

Een tweede mogelijkheid is om de algemene vergadering via elektronische weg te organiseren.

De mogelijkheid voor elektronische deelname is daarbij niet beperkt tot aandeelhouders. Ook voor houders van converteerbare obligaties, inschrijvingsrechten, certificaathouders en winstbewijzen is dit mogelijk.

Let wel, de leden van het bureau, het bestuursorgaan en de commissaris mogen niet deelnemen aan een elektronische algemene vergadering.

Dat laatste kan u proberen op te lossen door aandeelhouders schriftelijk vragen te laten doorgeven aan het bestuursorgaan en/of de commissaris. Best voorziet u dan een uiterste termijn waarbinnen deze vragen gesteld en beantwoord moeten worden. Verstuur zeker ook tijdig alle vragen en antwoorden.

Opgelet: de elektronische algemene vergadering kan enkel indien dit voorzien is in uw statuten. Indien niet, dan is dit voor uw vennootschap geen oplossing.

Hulp nodig om een algemene vergadering in coronacrisis te organiseren?

Onze experts bekijken wat de mogelijkheden zijn binnen uw onderneming en helpen u om de algemene vergadering snel en correct te organiseren.

Neem contact op zodat we uw vennootschap zo snel mogelijk verder kunnen helpen.

Contact

Of boek hier rechtstreeks een gratis telefonische consultatie van 30 min. met expert Ingrid De Poorter