Je start als back-up van onze 4 huidige office assistants. Het is de bedoeling dat je functie uitgroeit tot een kantoor overschrijdende functie met kruisbestuiving tussen de verschillende kantoren. Bovendien zal je ook eindverantwoordelijkheid krijgen in bepaalde domeinen. Jouw functie is erg belangrijk, de back office is het zenuwcentrum van onze kantoren, waar jij als een spin in het web het overzicht bewaart.

Wat is jouw takenpakket?

1. Administratief-juridische ondersteuning van de advocaten:

• In de eerste plaats zal de zoetgevooisde stem van onze advocaten dagelijks je oren strelen. Hun dictaten tover jij om in foutloos uitgetikte documenten.
• Jij bent een sleutelpersoon bij de geboorte van een nieuw dossier. Als er een nieuwe zaak binnenkomt, dan start jij het dossier op in ons softwarepakket, zodat onze advocaten direct aan het werk kunnen. Op het einde van de zaak, maak je een factuur op.
• Jouw glimlach is het eerste contact met onze cliënten (en leveranciers). Het is jouw wapen om hen gerust te stellen en welkom te laten voelen in ons kantoor. Die glimlach schemert ook door bij het behandelen van alle inkomende telefoons of vragen via WhatsApp of Facebook Messenger.
• Het respecteren van de juiste termijnen en deadlines is van levensbelang in veel dossiers. Jij organiseert onze agenda en bewaakt hem met je leven.
• Ons kantoor is paperless, maar dat vergt een inspanning. Jij mikt elk binnenkomend document feilloos in de juiste (digitale) map.

2. Het kantoor draaiende houden:

• Zakelijke communicatie en administratieve ondersteuning van onze advocaten
• Receptie : de coördinatie van onthaal & telefonie, het beheer van de vergaderzalen
• Je begeleidt de diverse HR-activiteiten gaande van het inplannen van kandidaten, onthaal & begeleiding nieuwe medewerkers en opvolging van functioneringsgesprekken.
• Samen met je collega’s ben jij onze eerste hulp bij computerfrustratie. Iedereen kan hier goed met een computer werken, maar in het heetst van de strijd hebben we soms een frisse blik nodig die ons er aan herinnert dat Caps-Lock nog aanstaat en we daarom niet ingelogd geraken.
• Je draagt bij aan een goede interne communicatie, en ondersteunt de praktische en administratieve organisatie van interne en externe events.
• Ook boekhouding behoort tot je taken : het inboeken van aankoopfacturen en de opvolging van accounts payable in samenwerking met de dienst finance.
• Kennis van het Frans is een must.
• Tenslotte office & maintenance management : je bent verantwoordelijk voor het onderhoud van het gebouw & office facility, de opvolging van contracten & bestellingen, de opvolging van de interne orde & de clean desk policy.

3. Meedenken en meegroeien

• Ons kantoor groeit elk jaar en jij zorgt ervoor dat onze administratieve processen meegroeien.
• We verwachten ook dat jezelf met ideeën komt om je eigen werk makkelijker te maken. Ideaal toch?

Dat is een hele boterham, maar wees gerust, je hoeft niet alles tegelijk en vanaf dag één te doen. Eens je in dienst bent, bepalen wij samen met jou een planning en geven we je haalbare prioriteiten.

Wat bieden wij jou?

• Een marktconform salaris incl. hospitalisatieverzekering en maaltijdcheques.
• Een makkelijk bereikbaar kantoor in Gent.
• Een motiverende werkomgeving in een dynamisch en innoverend team. Hier gebeurt elke dag iets en dat maakt het spannend.
• We bieden je de kans om samen met ons mensen (en bedrijven) vooruit te helpen. En mensen helpen, dat geeft enorm veel voldoening.
• De teambuildings zijn legendarisch. Work hard, play hard. Van karaoke tot Robinson games op het strand, alles is mogelijk. Je hoeft ook niet te wachten op een teambuilding om even te ontstressen. De tafeltennis staat klaar en het café op de hoek weten we ook altijd te vinden.
• We bieden een warme en hartelijke werkomgeving aan. We eten elke middag samen in onze huiselijke keuken. Bij mooi weer vind je ons op het terras van ons gezellig stadstuintje. Er is gezonde soep en fruit voor iedereen. En regelmatig brengt iemand zelfgebakken cake of koekjes mee.

Benieuwd wie jouw collega’s worden? Meet the team.

Stuur je CV en motivatiebrief naar ingrid.depoorter@degroote-deman.be of bel ons op 09/225.23.16.