Office Assistant voor kantoor Halle
Vacature
Wegens de uitbreiding en de groei van De Groote – De Man zoeken wij dringend versterking voor onze 4 office assistants. Je start als bijkomende ondersteuning van onze 4 huidige office assistants. Het is de bedoeling dat je functie uitgroeit tot een kantoor overschrijdende functie met kruisbestuiving tussen de verschillende kantoren. Bovendien zal je ook eindverantwoordelijkheid krijgen in bepaalde domeinen. Jouw functie is erg belangrijk, het secretariaat, is het zenuwcentrum van onze kantoren, waar jij als een spin in het web het overzicht bewaart.
Wat is jouw takenpakket?
Front office:
- Jouw glimlach is het eerste contact met onze cliënten (en leveranciers). Het is jouw wapen om hen gerust te stellen en welkom te laten voelen in ons kantoor. Die glimlach schemert ook door bij het behandelen van alle inkomende telefoons of vragen via de website.
- Je hebt een goede basiskennis van het Frans.
- Receptie : de coördinatie van onthaal & telefonie, het beheer van de vergaderzalen
- Office & maintenance management : je bent verantwoordelijk voor het onderhoud van het gebouw & office facility, de opvolging van contracten & bestellingen, de opvolging van de interne orde & de clean desk policy.
Achter de schermen:
- Jij bent een sleutelpersoon bij de geboorte van een nieuw dossier. Als er een nieuwe zaak binnenkomt, dan start jij het dossier op in ons softwarepakket, zodat onze advocaten direct aan het werk kunnen.
- Het respecteren van de juiste termijnen en deadlines is van levensbelang in alle dossiers. Jij organiseert onze agenda en waakt over de opvolging van deze termijnen.
- Ons kantoor is paperless. Jij mikt elk binnenkomend document feilloos in de juiste (digitale) map.
- Je ondersteunt de advocaten met administratieve taken.
Meedenken en meegroeien:
- Ons kantoor groeit elk jaar en jij zorgt ervoor dat onze administratieve processen meegroeien.
- Samen met de operations manager brainstorm je over ideeën om je eigen werk makkelijker en kwaliteitsvoller te maken. Ideaal toch?
Dat is een hele boterham, maar wees gerust, je hoeft niet alles tegelijk en vanaf dag één te doen. Eens je in dienst bent, bepalen wij samen met jou een planning en geven we je haalbare prioriteiten.
Wat bieden wij jou?
- Een contract van onbepaalde duur met hospitalisatieverzekering en maaltijdcheques.
- Een makkelijk bereikbaar kantoor in Halle, vlak aan het station en voldoende parkeerplaats voor de deur. Je werkt in teamverband, voornamelijk in ons kantoor in Halle maar ook in onze kantoren in Gent en Hasselt. Kom jij met de fiets? Dan voorzien wij ook een fietsersvergoeding!
- Een boeiende job met doorgroeimogelijkheden, uitgestippeld in een voor jou persoonlijk opgemaakt groeiplan in functie van je eigen talenten en interesses. Je krijgt de kans je eigen job in te vullen.
- Interne en externe opleidingen, want blijven leren vinden we belangrijk. Je ontvangt een individueel opleidingsbudget.
- Een motiverende werkomgeving in een van de meest innoverende juridische kantoren in Europa die van een goede work-life balance een erezaak maakt en die de ambitie heeft om gestaag verder te groeien.
- There is never a dull moment @ DGDM. Hier gebeurt wel elke dag iets spannends. Fun tijdens en naast de job! Onze teambuildings en kantoorevents zijn uniek in de sector. Zin in padel, Robinson games, karten, escape rooms … ? Bovendien is er zowat iedere week een (spontane) gezellige lunch of afterwork op één van onze locaties.
- Er is gezonde soep en fruit voor iedereen. En regelmatig brengt iemand zelfgebakken cake of koekjes mee.
