Office Assistant - De Groote - De Man
Menu

Wat doet een Office Assistant bij ons?

Samen met  je collega  office assistant doe jij alles wat onze advocaten zou kunnen afleiden van hun dossiers.

Administratief-juridische ondersteuning van de advocaten:

  • In de eerste plaats zal de zoetgevooisde stem van onze advocaten dagelijks je oren strelen. Hun dictaten tover jij om in foutloos uitgetikte documenten.
  • Jij bent een sleutelpersoon bij de geboorte van een nieuw dossier. Als er een nieuwe zaak binnenkomt, dan start jij het dossier op in ons softwarepakket, zodat onze advocaten direct aan het werk kunnen. Op het einde van de zaak, maak je een factuur op.
  • Jouw glimlach is het eerste contact met onze cliënten (en leveranciers). Het is jouw wapen om hen gerust te stellen en welkom te laten voelen in ons kantoor. Die glimlach schemert ook door bij het behandelen van alle inkomende telefoons of vragen via WhatsApp (ja, echt)
  • Het respecteren van de juiste termijnen en deadlines is van levensbelang in veel dossiers. Jij organiseert onze agenda en bewaakt hem met je leven.
  • Ons kantoor is paperless, maar dat vergt een inspanning. Jij mikt elk binnenkomend document feilloos in de juiste (digitale) map.

Het kantoor draaiende houden

  • Zakelijke communicatie en administratieve ondersteuning van onze advocaten
  • Je staat de marketing manager bij in verschillende projecten, van het uitsturen van kerstkaarten tot uitnodigingen voor events en lijsten voor mailings. Je bent een creatieve duizendpoot die er op toeziet dat onze powerpoints, nieuwjaarskaartjes en allerhande drukwerk tiptop in orde zijn.
  • Je ondersteunt eveneens de diverse HR-activiteiten gaande van inplanning kandidaten, activiteiten voor het team, onthaalbeleid van nieuwe medewerkers tot opvolging van functioneringsgesprekken.
  • Samen met je collega met wie je in tandem werkt ben jij onze eerste hulp bij computerfrustratie. Iedereen kan hier goed met een computer werken, maar in het heetst van de strijd hebben we soms een frisse blik nodig die ons er aan herinnert dat Caps-Lock nog aan staat en we daarom niet ingelogd geraken.
  • Je draagt bij aan een goede interne communicatie, en ondersteunt de praktische en admininstratieve organisatie van interne en externe events.

Meedenken

  • Ons kantoor groeit elk jaar en jij zorgt ervoor dat onze administratieve processen meegroeien.
  • We verwachten ook dat je zelf met ideeën komt om je eigen werk makkelijker te maken. Ideaal toch?

Dat is een hele boterham, maar wees gerust, je hoeft niet alles tegelijk en vanaf dag één te doen. Eens je in dienst bent, bepalen we samen een planning en geven we je haalbare prioriteiten.

We’re in this for the long run!

Naar wie zijn we op zoek?

Wat je kan:

  • Je bent een Bachelor. En dan hebben we het over je studies.
  • We zoeken iemand die dit al eens gedaan heeft en die zich klaar voelt om deze job met verantwoordelijkheid in te vullen. Iemand die al zelfstandig kan werken. Volgens ons kan dat na 3 jaar ervaring in een gelijkaardige functie. Als je minder ervaring hebt, zal je ons moeten overtuigen.
  • Je bent discreet. Bij ons op kantoor zal je ’s ochtends dictaten moeten uittikken waar je rode oortjes van krijgt, ’s middags de CEO van een Bel20-bedrijf een koffie brengen en in de namiddag een brief moeten klasseren waaruit blijkt dat er twee straten van je huis een veroordeeld moordenaar woont. It’s all in a day’s job. Daarom ben je zoals Zorro. Je geheimen blijven op het werk. Overdag handhaaf je de orde op kantoor op spectaculaire wijze. ’s Avonds en in het weekend ben je de beminnelijke Don Diego De La Vega, waarvan niemand kan vermoeden welke wilde avonturen hij meemaakte tussen 9 en 18u.
  • Your English is flawless en ook in het Nederlands spel je zonder fouten (kennis van het Frans is een pluspunt).
  • Het is voor iedereen soms worstelen met Office. Maar jij bent een zwaargewicht en veegt de vloer aan met kleine IT-problemen. Ervaring met DLex? Dan heb je nog een pluspunt gescoord.

Wie je bent:

  • We zoeken iemand die positief in het leven staat. Een teamplayer die zijn energie krijgt van de samenwerking met de mensen rondom hem/haar.
  • Je bent een doener en een bezige bij. Je ziet werk en je wil graag dat het vooruitgaat.
  • Je kan tegen beterweters. Advocaten hebben op alles een antwoord (enkel leraars zijn erger). Daar moet je tegen kunnen, anders wordt elk gesprek een strijd.
  • Je kan relativeren. In sommige dossiers kunnen de emoties hoog oplopen en de spanning is te snijden als we de overname van een bedrijf begeleiden. Op zo’n momenten weet jij diplomatisch te zijn en laat je je niet meeslepen.

Wat bieden we aan?

  • Een marktconform salaris incl. hospitalisatieverzekering en maaltijdcheques.
  • Een makkelijk bereikbaar kantoor in hartje Gent.
  • Een motiverende werkomgeving in een dynamisch en innoverend team. Hier gebeurt elke dag iets en dat maakt het spannend.
  • We bieden je de kans om samen met ons mensen (en bedrijven) vooruit te helpen. En mensen helpen, dat geeft enorm veel voldoening.
  • Onze teambuildings zijn legendarisch. Work hard, play hard. Het is geen verplichting om karaoke te zingen, maar het aanhoren van een senior partner die karaoke zingt, … daar zal moeilijk aan te ontsnappen zijn.
  • We bieden ook een warme werkomgeving. We eten elke middag samen in onze huiselijke keuken. In de zomer op het terras van ons gezellige stadstuintje. Er is gezonde soep (in de winter) en fruit voor iedereen. En regelmatig brengt iemand zelfgebakken cake of koekjes mee.