Huiszoeking in uw bedrijf: wat nu?

Om welke controle gaat het?

Niet elke controle in uw onderneming is een huiszoeking. De regels hangen af van de overheid die voor uw deur staat en van de maatregel die zij uitvoert.

Bij een strafrechtelijke huiszoeking zoeken de politiediensten naar bewijsmateriaal in het kader van een strafonderzoek. Zo’n huiszoeking gebeurt in principe onder leiding van de Onderzoeksrechter of op basis van een huiszoekingsbevel.

Een fiscale visitatie is iets anders. Daarbij controleert de fiscus bijvoorbeeld uw boekhouding en andere gegevens die nodig zijn om uw belastingen vast te stellen. Voor een fiscale visitatie moet de fiscus u vóór de start van de controle en vóór het betreden van uw bedrijfsruimtes om toestemming vragen. Dat geldt volgens recente rechtspraak ook wanneer de fiscus al over een machtiging van de politierechter beschikt.

Ook de sociale inspectie heeft eigen bevoegdheden. Sociaal inspecteurs kunnen arbeidsplaatsen in principe betreden zonder voorafgaande rechterlijke machtiging, wanneer dat nodig is voor hun toezicht. Hun optreden moet wel verband houden met hun opdracht en proportioneel blijven.

Laat daarom eerst duidelijk vaststellen welke dienst aanwezig is, welke controle of welk onderzoek plaatsvindt, op welke wettelijke basis uw onderneming moet meewerken en welke lokalen en gegevens binnen de controle vallen.

Een huiszoeking gebeurt ook in bedrijfsruimtes

Een huiszoeking kan niet alleen in een woning plaatsvinden. Ook een maatschappelijke zetel, kantoor, magazijn of andere bedrijfsruimte die niet openstaat voor het publiek kan het voorwerp van een huiszoeking zijn.

Dat betekent niet dat de politiediensten zomaar overal mogen zoeken. Ook bedrijfsruimtes genieten bescherming. De tussenkomst moet binnen duidelijke grenzen blijven en mag niet verder gaan dan nodig is voor het onderzoek.

Is er een huiszoekingsbevel?

Bij een strafrechtelijke huiszoeking wordt normaal een huiszoekingsbevel voorgelegd, tenzij de Onderzoeksrechter zelf aanwezig is of een wettelijke uitzondering geldt.

Een huiszoeking moet in principe starten tussen 5 uur en 21 uur. In bepaalde situaties kan daarvan worden afgeweken, bijvoorbeeld bij heterdaad, toestemming, een bijzondere wettelijke regeling of een noodsituatie.

Laat het huiszoekingsbevel aandachtig nakijken. Ga vooral na:

• Op welke plaats of plaatsen de huiszoeking betrekking heeft
• Welke feiten worden onderzocht
• Welke politiediensten de opdracht uitvoeren
• Wat men precies wil zoeken.

Het huiszoekingsbevel bepaalt mee de grenzen van de huiszoeking. Ontbreekt een bevel, dan geeft u niet automatisch toestemming. Laat eerst nagaan op welke wettelijke basis de politiediensten uw onderneming willen betreden. Is er geen huiszoekingsbevel en beroepen de politiediensten zich niet op een wettelijke uitzondering, dan kan u de toegang tot uw onderneming in principe weigeren. Vermijd daarbij elke fysieke obstructie en contacteer onmiddellijk uw advocaat.

Werk mee, maar bewaak uw rechten

Een huiszoeking door de Onderzoeksrechter of op basis van een geldig huiszoekingsbevel kan u in principe niet weigeren.

Dat betekent niet dat u geen rechten heeft. U mag:

• De afbakening van de huiszoeking opvolgen
• Vragen wat wordt meegenomen of gekopieerd
• Opmerkingen en bezwaren laten opnemen
• Bezwaar maken tegen het inkijken van vertrouwelijke documenten.

Vermijd fysieke of actieve obstructie. Als u de regelmatigheid van de huiszoeking betwist, laat uw bezwaar dan duidelijk opnemen in het proces-verbaal.

Wat met laptops, mailboxen en vertrouwelijke documenten?

Voor ondernemingen ligt de grootste impact vandaag vaak bij digitale gegevens.

Een informaticazoeking is toegestaan. Voor een netwerkzoeking naar gegevens op systemen op afstand is een bijzonder bevel van de Onderzoeksrechter vereist.

Ook hier is nuance belangrijk. Niet elk juridisch document mag zomaar gelezen of meegenomen worden. Documenten die onder het beroepsgeheim of vertrouwelijke juridische advisering vallen, verdienen bijzondere bescherming. Bij betwisting moet gevraagd worden dat die documenten onder gesloten omslag worden geplaatst.

Wat zegt u best tijdens een huiszoeking?

De politiediensten kunnen praktische vragen stellen. Toch kunnen spontane verklaringen in het proces-verbaal terechtkomen. Daarom doet u er goed aan om:

• Kalm en beleefd te blijven
• Praktisch mee te werken
• Geen spontane inhoudelijke verklaringen af te leggen
• Medewerkers niet ongecoördineerd te laten antwoorden
• Voor een verhoor eerst juridisch advies in te winnen.

Hoe wij u kunnen bijstaan

Een huiszoeking vraagt een snelle en gecoördineerde reactie. De Groote – De Man kan u bijstaan:

• Met telefonische begeleiding van de bestuurder, het management of het onthaal
• Bij de beoordeling van de juridische basis en het huiszoekingsbevel
• Bij discussies over mailboxen, servers en andere digitale gegevens
• Bij het beschermen van vertrouwelijke documenten
• Bij het opvolgen van het proces-verbaal en de inbeslagnames
• Bij een verhoor van een bestuurder of medewerker na de huiszoeking
• Bij de verdere verdediging tijdens het strafonderzoek.

Heeft uw onderneming al een dawn raid procedure?

Een huiszoeking is niet het moment om nog te bepalen wie uw advocaat contacteert, wie de politiediensten opvangt of wie opvolgt welke documenten worden meegenomen.

Toch hebben veel ondernemingen daarvoor geen duidelijk stappenplan. Daardoor verliezen medewerkers kostbare tijd en bestaat het risico op ongecoördineerde verklaringen, fouten bij digitale gegevens of discussies over vertrouwelijke documenten.

Wij helpen ondernemingen daarom vooraf met het uitwerken van een dawn raid procedure: een praktisch intern stappenplan voor een onaangekondigde huiszoeking of controle.

Daarin leggen we onder meer vast:

• Wie binnen uw onderneming het eerste aanspreekpunt is
• Wie onmiddellijk wordt verwittigd
• Welke rol het onthaal, het management en de IT-afdeling opnemen
• Welke instructies medewerkers krijgen
• Hoe met digitale gegevens en vertrouwelijke documenten wordt omgegaan
• Hoe de bedrijfscontinuïteit zo goed mogelijk wordt beschermd.

Zo weet iedereen binnen uw onderneming wat te doen wanneer de politiediensten zich onverwacht aanmelden. U hoeft op dat moment niet te improviseren en kunt sneller de juiste juridische en praktische stappen zetten.

Werd uw onderneming geconfronteerd met een huiszoeking of wilt u vooraf een dawn raid procedure laten uitwerken? Neem contact met ons op. Wij begeleiden u snel, discreet en praktisch, zowel bij een concrete huiszoeking als bij de preventieve voorbereiding van uw onderneming.

Neem contact op met Team Strafrecht

Benieuwd naar onze andere strafrechtelijke diensten? Klik hier voor meer informatie.