Menu

De Groote – De Man (hierna “DGDM”, “wij” of “ons”) hecht veel belang aan confidentialiteit en uw privacy en vindt het belangrijk dat uw persoonsgegevens (hierna “uw gegevens”) steeds met de nodige zorg en vertrouwelijkheid behandeld worden.

Dit privacy statement (hierna “Privacy Statement”) legt uit op welke wijze wij uw gegevens verwerken en wat uw rechten hierbij zijn. Indien u na het lezen van dit Privacy Statement nog vragen heeft, kan u ons vanzelfsprekend steeds contacteren.

Om misverstanden te vermijden, verduidelijken wij dat dit Privacy Statement van toepassing is op de verwerking van gegevens van:

  • bezoekers van onze website degroote-deman.be (hierna “Website”);
  • onze(contactpersonen van)(potentiële) cliënten en/of zakenpartners in het kader van onze juridische dienstverlening;
  • kandidaat-medewerkers die bij DGDM een sollicitatie indienen.

Inhoud

  1. Wie zijn wij?
  2. Welke gegevens verzamelen wij?
  3. Waarvoor verzamelen wij deze gegevens en op welke grond?
  4. Kan u uw toestemming intrekken?
  5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
  6. Beveiliging van uw gegevens.
  7. Welke gegevens geven we door aan derden of derde landen?
  8. Wat zijn uw rechten als betrokkene?
  9. Wat zijn uw klachtmogelijkheden als betrokkene?

Wie zijn wij?

DGDM is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. Dit betekent dat wij het doel en de middelen (of het “waarom” en “hoe”) van de verwerking van uw gegevens bepalen. Voor vragen omtrent de verwerking van uw gegevens kan u steeds contact met ons opnemen via de volgende gegevens:

  • Per post:              Advocatenkantoor De Groote – De Man, Heernislaan 91, 9000 GENT
  • Per e-mail:           info@degroote-deman.be
  • Telefonisch:         +32 9 225 23 16

Welke gegevens verzamelen wij van u?

Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van u kunnen verwerken naargelang uw relatie met DGDM. Afhankelijk van de situatie, verwerken wij niet alle onderstaande gegevens van u. In onze relaties met cliënten, zullen de verzamelde gegevens bijvoorbeeld in grote mate afhangen van het soort dossier dat wij voor u behandelen en welke gegevens vereist zijn voor een efficiënte behandeling hiervan.

Gebruikers van onze Website

  • elektronische identificatiegegevens: onder meer IP-adres, browsertype, inloggegevens van uw mobiel apparaat;
  • gegevens over uw gebruik van de Website: onder meer hoe u op de Website terechtkomt, de bezochte webpagina’s, de manier waarop u navigeert op de bezochte webpagina’s.

Aangezien wij voor het verwerken van bovenstaande gegevens vertrouwen op het gebruik van cookies, verwijzen wij u voor meer uitleg hierover naar onze Cookie Statement.

(Potentiële) cliënten en zakenpartners

  • identificatiegegevens: onder meer identiteitskaartgegevens, een kopie van uw identiteitskaart (bv. ter verificatie van uw identiteit indien u een verzoek indient in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door DGDM);
  • contactgegevens: onder meer naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, functie;
  • persoonlijke bijzonderheden: onder meer leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit;
  • familiale gegevens: onder meer gegevens over het huwelijk of de huidige vorm van samenleven, bijzonderheden betreffende de vorige huwelijken of verbintenissen, identificatiegegevens en bijzonderheden betreffende de andere familie- of gezinsleden.
  • contactgeschiedenis: verzonden en ontvangen communicatie met u (bv. via e-mail, via het contactformulier op onze Website, via WhatsApp of Facebook Messenger);
  • bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zie titel 3).
  • Kandidaat-medewerkers
  • identificatiegegevens: onder meer identiteitskaartgegevens, een kopie van uw identiteitskaart;
  • contactgegevens: onder meer naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, functie;
  • persoonlijke bijzonderheden: onder meer leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit;
  • contactgeschiedenis: verzonden en ontvangen communicatie met u (bv. via e-mail, via het contactformulier op onze Website, via WhatsApp of Facebook Messenger);
  • werkgerelateerde gegevens: onder meer curriculum vitae, opleidingen, getuigschriften en puntenlijsten, talenkennis, professionele loopbaan, publicaties;
  • persoonlijkheidsprofiel: onder meer hobby’s, sociale activiteiten, persoonlijkheid;
  • beeldopnamen: onder meer foto’s of videobeelden die u zelf zou verstrekken in het kader van uw sollicitatie;
  • contactgegevens van uw referenties.

Welke bijzondere categorieën van gegevens verzamelen wij van u?

Van onze (potentiële) cliënten verwerken wij naast de hierboven vermelde gegevens mogelijk ook bijzondere categorieën van gegevens. Het gaat hier om gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond blijken, genetische gegevens, biometrische gegevens, gegevens over de gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid, en tot slot gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.

Wij verwerken dergelijke gegevens enkel indien dit noodzakelijk is voor de behandeling van uw juridische vraag of dossier. Zo kan het in een kader van een strafrechtelijke procedure nodig zijn om te beschikken over gegevens in verband met de tenlastegelegde feiten of eerdere veroordelingen omuw belangen te kunnen verdedigen. In het kader van een sociaalrechtelijk geschil kunnen dan weer bijvoorbeeld bepaalde medische gegevens relevant zijn.

Waarvoor verzamelen wij uw gegevens en op basis van welke rechtsgrond?

Algemeen

Wij verwerken uw gegevens enkel voor legitieme doeleinden, waarbij de verwerking steeds gebaseerd zal zijn op de rechtsgronden die worden opgesomd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming of General Data Protection Regulation (hierna “GDPR”). Hieronder verduidelijken wij op basis van welke rechtsgronden wij uw gegevens verwerken naargelang uw relatie met DGDM.

Intrekken

Waar wij ons baseren op uw toestemming, kan u deze op elk moment intrekken door ons te contacteren. Wanneer u uw toestemming mondeling intrekt, verzoeken wij u om dit schriftelijk te bevestigen, via e-mail of per brief.

Waar wij ons op de juridische verwerkingsgrond van onze gerechtvaardigde belangen baseren, zullen we de effecten die dit kan hebben op uw privacy beperken door ons gebruik van de betrokken gegevens te minimaliseren en adequate maatregelen te nemen om ongeoorloofd gebruik te voorkomen zoals bijvoorbeeld toegangs- en beveiligingsmaatregelen. Bovendien heeft u steeds het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen.

(Potentiële) cliënten en zakenpartners

In het kader van onze juridische dienstverlening verwerken wij uw gegevens omdat dit noodzakelijk is voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van een overeenkomst met onze cliënten en zakenpartners.In dit gevalverwerken uw gegevens steeds in het kader van onze juridische dienstverlening en de aanbieding daarvan. Denk hierbij aan het inplannen van een consultatie, het bestuderen en beantwoorden van uw juridische vraag, het verwerken van de nodige gegevens in eventuele documenten die bestemd zijn voor de rechtbank, en de verdere afhandeling van uw dossier.

Wij verwerken uw gegevens daarnaast wanneer dit nodig is op grond van onze wettelijke verplichtingen, zoals het naleven van onze meldingsplichten op basis van de antiwitwaswetgeving, de antiterrorismewetgeving en de fiscale Common Reporting Standard.

Wanneer wij in het kader van onze juridische dienstverlening bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken, doen wij dit omdat dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Gegevens  betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten verwerken wij indien de verdediging van uw belangen dit vereist.

Daarnaast verwerken wij desgevallend uw gegevens op basis van uw toestemming. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u bepaalde inhoud die wij op de Website aanbieden, wenst te downloaden. DGDM gebruikt dit e-mailadres in dit geval om de gevraagde bestanden aan u te bezorgen. Indien wij vertrouwen op uw toestemming, kan u deze op elk moment terug intrekken door ons te contacteren.

Wij verwerken uw gegevens daarnaast op basis van onze gerechtvaardigde belangen, die in bepaalde gevallen zwaarder wegen dan enig mogelijk nadeel voor uw rechten. U heeft steeds het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen.

In het hierboven vermelde geval steunen wij tevens op onze gerechtvaardigde belangen om u enkele opvolgmails te versturen die rechtstreeks met de download te maken hebben. Indien u deze opvolgmails niet wenst te ontvangen, heeft u steeds de mogelijkheid om u hiervoor uit te schrijven. Dat kan via de daarvoor voorziene link die u onderaan elke e-mail kan terugvinden.

Daarnaast steunen wij op onze gerechtvaardigde belangen om uw contactgegevens te gebruiken om u bijvoorbeeld nieuwsbrieven toe te sturen, wanneer u reeds cliënt bent (geweest) van ons of wanneer u al een eerste stap heeft gezet die erop wijst dat u mogelijk een beroep wil doen op onze juridische dienstverlening. U kan zich bij eventuele e-mails in dit verband steeds uitschrijven via de knop die hiervoor is voorzien onderaan elke e-mail.

Wij verwerken uw gegevens ook op basis van onze gerechtvaardigde belangen om onze juridische dienstverlening te evalueren en verbeteren. Dit doen wij bijvoorbeeld door u, na de afhandeling van uw dossier, te vragen of u onze dienstverlening zou aanbevelen aan andere personen (de ‘Net Promoter Score’ of ‘NPS’). In dit verband sturen wij u mogelijk ook een vragenlijst toe die op een meer diepgaande manier polst naar de feedback die u als onze cliënt heeft  op onze juridische dienstverlening.

Tot slot verwerken wij uw gegevens op basis van onze gerechtvaardigde belangen om u op gepaste momenten relatiegeschenken toe te sturen.

Kandidaat-medewerkers

In het kader van een sollicitatieprocedure, verwerken wij uw gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de beoordeling van de vraag of DGDM met u een arbeids-, stage- of samenwerkingsovereenkomst wenst aan te gaan.

Van wie verkrijgen wij uw gegevens?

Wij verkrijgen uw gegevens rechtstreeks van u, van onze cliënten, van openbare bronnen of van derden.

Wanneer wij uw gegevens van onze cliënten verkrijgen, is dit te kaderen in de wens om hun rechten uit te oefenen met onze juridische ondersteuning. Wij zijn hierbij als associatie van advocaten steeds onderworpen aan het beroepsgeheim.

Wanneer wij uw gegevens van openbare bronnen verkrijgen, gaat het bijvoorbeeld om het consulteren van de Kruispuntbank van Ondernemingen (bv. om na te gaan wie binnen de onderneming over bestuursbevoegdheid beschikt), persberichten, uw profiel op professionele sociale netwerken in het kader van een sollicitatie, of andere publiek beschikbare informatie.

Wanneer wij uw gegevens van derden verkrijgen, gaat het bijvoorbeeld om de gegevens die opgenomen zijn in vonnissen en arresten van rechtbanken of gerechtshoven en die betrekking hebben op zaken waarin wij uw belangen verdedigd hebben, of zaken die om andere redenen relevant zijn voor onze juridische dienstverlening aan u.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

DGDM bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt.

Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens te behouden voor een bepaalde periode. Voorwaarden voor behoud of opslag die door specifieke wetgeving zijn vastgesteld, worden door ons steeds nageleefd.

Bewaarplaats en beveiliging van uw gegevens

Wij bewaren uw gegevens voornamelijk op extern gehoste IT-systemen. Wij besteden het bewaren van onze dossiers, het beheer van onze Website en de verwerking van uw gegevens via het gebruik van cookies dan ook uit aan derde partijen die hierin gespecialiseerd zijn. Deze externe dienstverleners treden op als “verwerkers” namens ons (zie titel 7).

DGDM en haar verwerkers hebben de nodige fysieke en passende technische en organisatorische (voorzorg)maatregelen getroffen met het oog op het beveiligen van uw persoonsgegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

DGDM is als associatie van advocaten bovendien onderworpen aan het deontologische beroepsgeheim van advocaten. De door u verstrekte gegevens zullen dan ook telkens met de grootste discretie behandeld worden.

Welke gegevens geven we door aan derden of derde landen?

Wij zullen uw persoonsgegevens niet doorgeven aan derden (behalve onze verwerkers) zonder uw toestemming, tenzij wanneer wij daar door de wet toe verplicht zijn of wanneer dit noodzakelijk is met het oog op onze juridische dienstverlening.

Zoals vermeld onder titel 6, doen wij waar nodig een beroep op externe dienstverleners, zogenaamde “verwerkers”, ter ondersteuning van onze bedrijfsvoering. Deze externe dienstverleners voeren desgevallend bepaalde verwerkingen van gegevens uit namens ons. Wij zullen uw gegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het doel waarvoor ze verkregen zijn. De gegevens mogen door deze “verwerkers” niet voor andere doeleinden gebruikt worden. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen. Hiervoor hebben wij een zogenaamde “verwerkersovereenkomst” afgesloten met deze partijen.

Het gaat onder meer om de uitbesteding van:

  • het digitaal bewaren van onze dossiers;
  • het beheer van onze Website;
  • het analyseren van de manier waarop u navigeert op onze Website (indien u toestemming heeft verleend tot het gebruik van analytische cookies);
  • het uitsturen van nieuwsbrieven via een mailingplatform;
  • het elektronische proces dat gepaard gaat met het nagaan van uw tevredenheid via de Net Promotor Score (NPS).

Wat betreft het verzamelen van gebruikersstatistieken via analytische cookies, het uitsturen van nieuwsbrieven via een mailingplatform, en het gebruik van de NPS, worden uw persoonsgegevens mogelijk verwerkt buiten de EER. Een doorgifte zal enkel gebeuren naar derde landen waarvan de Europese Commissie heeft bevestigd dat ze een passend beschermingsniveau van uw gegevens waarborgen, of wanneer andere maatregelen genomen zijn om de rechtmatige verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren.

Wat zijn uw rechten als betrokkene?

U kunt op elk moment uw gegevens die door DGDM werden verzameld, beheren door het inroepen van uw rechten als betrokkene.

U beschikt over de volgende rechten:

  • Recht van inzage en kopie;

U heeft het recht om uw gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen.

  • Recht van aanpassing of rectificatie;

U heeft het recht om uw gegevens door ons te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.

  • Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid);

U heeft het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen.

  • Recht op beperking van verwerking;

U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.

  • Recht van bezwaar;

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. In dit geval dienen wij de verwerking stop te zetten, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren om de verwerking voort te zetten.

U kan, ongeacht de rechtsgrond waarop wij ons baseren, echter steeds bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens ten behoeve van direct marketing, waarna wij verplicht zijn de verwerking voor deze doeleinden stop te zetten.

  • Recht op overdraagbaarheid.

U heeft het recht om uw gegevens die u zelf aan ons verstrekt heeft, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze makkelijk aan een andere organisatie worden overgedragen.

U heeft bovendien het recht om ons te verzoeken om uw gegevens rechtstreeks aan een andere organisatie over te dragen.

De uitoefening van bovenstaande rechten is onderworpen aan verschillende beperkingen, zoals die onder meer zijn opgenomen in de GDPR.

Hoe kan u uw rechten uitoefenen?

Indien u beroep wenst te doen op één van de hierboven vermelde rechten, kan u ons contacteren via de voormelde contactgegevens (per e-mail, telefoon of per post).

Wanneer u een verzoek tot uitoefening van uw rechten indient, zal DGDM eerst en vooral uw identiteit verifiëren door middel van het opvragen van een kopie van uw identiteitskaart. U kan hierop de niet-noodzakelijke elementen, zoals rijksregisternummer en foto, doorstrepen. Wij nemen deze maatregel om te voorkomen dat uw gegevens in de verkeerde handen terechtkomen.

De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos. Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In datzelfde geval kunnen wij er echter ook voor kiezen om geen gevolg te geven aan uw verzoek. U wordt desgevallend steeds op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.

In elk geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van vier weken (bij eenvoudige verzoeken) dan wel 3 maanden (bij complexe of veelvuldige verzoeken) op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.

Wat zijn uw klachtmogelijkheden als betrokkene?

Ondanks alles wat wij in het werk stellen om uw privacy te beschermen en de wetgeving daaromtrent na te leven, kan het zijn dat u het niet eens bent met de manier waarop DGDM uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt.

Vanzelfsprekend kan u in dat geval steeds contact met ons opnemen, maar daarnaast beschikt u op elk moment ook over onderstaande klachtmogelijkheden.

In de eerste plaats kunt u een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit, die u via onderstaande gegevens kan contacteren:

Gegevensbeschermingsautoriteit:

Drukpersstraat 35 1000 BRUSSEL

Tel: +32 (0)2 274 48 00

Fax: +32 (0)2 274 48 35

E-mail: contact@apd-gba.be

In de tweede plaats, indien u schade zou lijden, kan u daarnaast ook een vordering tot schadevergoeding instellen bij de bevoegde burgerlijke rechtbank.

Voor meer informatie met betrekking tot klachten en mogelijkheden tot verhaal nodigen wij u uit om het volgende adres van de Gegevensbeschermingsautoriteit te raadplegen: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/verzoek-klacht-indienen

Slotbepaling

Wij behouden ons het recht voor om onze Privacy Statement op elk moment eenzijdig te wijzigen. Elke aangepaste versie staat online en is terug te vinden op de Website. Vanaf de publicatie is de gewijzigde Privacy Statement onmiddellijk van toepassing. De datum waarop onze Privacy Statement het laatst gewijzigd is, kan u hieronder terugvinden.

Laatst gewijzigd op: 1 maart 2020.