Dispute boards: een verademing bij grote bouwprojecten?

Probleempunten bij grote projecten

De praktijk leert ons dat er bij grote bouwprojecten twee ergernissen frequent opduiken: ze worden zelden op tijd opgeleverd en het budget wordt vaak (sterk) overschreden. De oorzaken hiervoor zijn zeer uiteenlopend en niet altijd te herleiden tot een exclusieve fout van de aannemer of de bouwheer. Algemeen is het zo dat bij omvangrijke bouwprojecten gedurende de lange looptijd van de werken regelmatig kleine of grotere problemen optreden. Indien deze niet snel en doortastend worden aangepakt, kunnen ze uitmonden in juridische conflicten die de kosten doen oplopen en de timing in het gedrang brengen.

De ‘dispute board’ als alternatief

In de Belgische praktijk zijn bemiddeling en arbitrage gekende vormen van alternatieve geschillenbeslechting voor dit soort problemen. Helaas bieden die vaak geen snelle oplossing. Het zijn immers reactieve vormen van alternatieve geschillenbeslechting: deze processen treden pas in werking op het moment dat er al een conflict bestaat tussen de betrokken partijen. Misschien werden de werken zelfs al stilgelegd. De oprichting van een zogenaamde “‘dispute board’” (die verschillende vormen kan aannemen) is daarentegen een preventieve vorm van alternatieve geschillenbeslechting.

Hoe werkt een ‘dispute board’ en wat zijn de voordelen ervan?

De ‘dispute board’ is doorgaans een raad van één tot drie experten, vaak een mix van ingenieurs en advocaten, die wordt opgericht op het ogenblik van contractsluiting en vóór de werken van start gaan. Het is de bedoeling dat de ‘dispute board’ frequent met de betrokken partijen samenkomt om de werken op te volgen zodat ze eventuele problemen vroeg kunnen detecteren. Deze vergaderingen en werfbezoeken worden bij de contractsluiting vastgelegd, maar kunnen achteraf nog worden gewijzigd. Voor een goede werking van de ‘dispute board’ zijn visitatiemomenten op regelmatige tijdstippen noodzakelijk. Afhankelijk van de grootte van het project is het aangewezen om deze bezoeken om de drie à zes maanden te organiseren. Wanneer er problemen rijzen, kan een goed geïnformeerde ‘dispute board’ snel schakelen om het probleem op te lossen zonder dat het uitmondt in een geschil.

Bij een correct gebruik van een ‘dispute board’ zijn de voordelen voor de betrokken partijen legio. Een consequente opvolging van de werkzaamheden kan ervoor zorgen dat problemen bij de uitvoering van het project vroeg worden aangepakt. Hierdoor is de kans groter dat de aannemer de werken tijdig en binnen het afgesproken budget kan afleveren. Daarenboven vermijdt hij zo bijkomstige juridische en/of arbitragekosten.

Bekende implementatieproblemen

Er zijn echter een aantal elementen die de goede werking van de ‘dispute board’ in de Belgische bouwsector in de weg kunnen staan.

Het gebrek aan een dwingend wettelijk kader kan voor problemen zorgen. Partijen kunnen immers contractueel afwijken van de wezenskenmerken van de ‘dispute board’:

1. Men kan overeenkomen dat een ‘dispute board’ pas in het leven wordt geroepen nadat een geschil ontstaat;
2. De frequentie waarmee de leden van de ‘dispute board’ samenkomen voor een werfbezoek kan onvoldoende zijn; of
3. De samenstelling van de ‘dispute board’ is niet bevorderlijk voor de goede werking ervan (bvb. enkel advocaten of enkel experten).

Dergelijke contractuele afwijkingen kunnen een negatief effect hebben op de prestaties, maar ook de efficiënte werking van de ‘dispute board’.

Daarnaast is een veel voorkomende bekommernis dat de ‘dispute board’ te duur is. Partijen zijn niet geneigd om van meet af aan tijd en geld te investeren in een ‘dispute board’ waarvan ze het gevoel hebben dat die pas zal moeten optreden als er zich effectief problemen voordoen.

Voorlopig zijn ’dispute board’s – Amerikaans van origine – nog niet algemeen bekend in de Belgische bouwsector. Internationale organisaties zoals de Dispute Resolution Board Foundation (DRBF) en de International Federation of Consulting Engineers (FIDIC) trachten al jaren om de juridische- en bouwsector te wijzen op het nut van ’dispute board’s. Een verdere sensibilisering in deze sectoren zou ervoor kunnen zorgen dat grote bouwprojecten in België in de toekomst vlotter verlopen.

De experten van DGDM kunnen zowel de bouwheer als de aannemer bijstaan in het draften van de overeenkomst voor het instellen van een ‘dispute board’. Zij kunnen hen eveneens juridisch bijstaan gedurende de periode waarin de ‘dispute board’ actief is.

Klik hier en ontdek de expertise van ons team vastgoedrecht.