Digitaal ondertekenen contracten: juridische tips

Digitaal ondertekenen ideale oplossing voor lockdown

U kent het scenario (al was het  maar uit de film): na veel heen en weer gedoe is iedereen het eindelijk eens over het contract. Alle partijen verzamelen rond de tafel , waarna de dure vulpen wordt bovengehaald en iedereen het contract in veelvoud ondertekent.

Tijdens de huidige lockdown is dit scenario onmogelijk. Maar dat betekent gelukkig niet dat uw overeenkomsten dan maar moeten blijven liggen tot na de crisis.

Digitaal ondertekenen of e-signing biedt de oplossing. Elke partij kan dan vanop afstand een handtekening zetten onder het document, veilig en rechtsgeldig.

Wilt u digitaal ondertekenen invoeren?

Elektronisch ondertekenen is uiteraard niet nieuw, maar veel bedrijven voeren door de huidige omstandigheden de digitale mogelijkheden nu versneld in.

Hieronder lijsten we de soorten elektronische handtekeningen op, met veiligheidsniveau en gebruik. Zo weet u wanneer u welke soort elektronische handtekening best gebruikt.

Wat is een digitale of elektronische handtekening?

De ene elektronische handtekening is de andere niet. Volgens de regelgeving, met name de zogenaamde eIDAS-verordening, zijn er concreet drie soorten elektronische handtekeningen.

• De gewone elektronische handtekening;
• De geavanceerde elektronische handtekening;
• De gekwalificeerde elektronische handtekening.

De gewone elektronische handtekening zijn “gegevens in elektronische vorm die gehecht zijn aan of logisch verbonden zijn aan andere gegevens in elektronische vorm en die door de ondertekenaar worden gebruikt om te ondertekenen”.

Dit omvat elektronische handtekeningen zoals bijvoorbeeld handgeschreven gescande handtekeningen, stemherkenning, herkenning van vingerafdrukken. Het ondertekenen van een document door met de muis een krabbel te zetten is ook een vorm van een gewone elektronische handtekening.

Eén trapje hoger staat de geavanceerde elektronische handtekening.

De geavanceerde handtekening:

• Is op unieke wijze verbonden is aan de ondertekenaar
• identificeert de ondertekenaar
• kan met betrouwbare controle enkel door de ondertekenaar gebruikt worden
• kan niet meer gewijzigd worden achteraf zonder dat daar sporen van zijn

Een voorbeeld van een geavanceerde handtekening is het  klikken op een handtekeningknop ná login met een unieke combinatie van een gebruikersnaam en wachtwoord.

Op het hoogste trap staat dan de gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze handtekening voldoet aan de vereisten van een geavanceerde elektronische handtekening, maar wordt daarnaast ook gemaakt met een gekwalificeerd ondertekensysteem.

Dat wil zeggen: de partij die het ondertekeningsysteem aanbiedt, beschikt over de nodige certificaten die de hoogst mogelijk (digitale) zekerheid over de identiteit van de ondertekenaar garanderen. Denk bijvoorbeeld aan de ondertekening van je online belastingaangifte met je e-ID.

Waarom digitaal ondertekenen met de gekwalificeerde elektronische handtekening?

Bij digitaal ondertekenen is de gekwalificeerde elektronische handtekening volledig gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening. De bewijswaarde en rechtsgevolgen zijn met andere woorden de dezelfde.

Perfect bewijsmiddel

De gekwalificeerde handtekening wordt beschouwd als een “perfect bewijsmiddel” en moet dus niet worden aangevuld met andere bewijsmiddelen. Het is bindend voor de rechter.

Eén belangrijk gevolg daarvan is dat de persoon die de (echtheid van de) gekwalificeerde handtekening betwist of beweert dat het document nadien is aangepast, zijn beweringen moet bewijzen.

Vb. een koper die de aankoop van een product betwist zou dan moeten bewijzen dat zijn gekwalificeerde handtekening niet echt is.

Vaak verplicht

Ook kan de wet soms het gebruik van een gekwalificeerde handtekening verplichten, zoals bij het digitaal ondertekenen van authentieke aktes bij de notaris.

Redenen om geen gekwalificeerde handtekening te gebruiken

Ook niet-gekwalificeerde handtekeningen zijn geldig in rechtbank

De regelgeving heeft een non-discriminatieprincipe ingevoerd, waardoor de rechter niet-gekwalificeerde handtekeningen (dus de gewone en de geavanceerde handtekening) niet mag weigeren als bewijs. Op dat vlak kan u dus ook niet-gekwalificeerde handtekeningen gebruiken.

Let wel, bij betwisting van een niet-gekwalificeerde handtekening moet er echter wel bewijsmateriaal geleverd worden dat uw ondertekeningproces voldoende veilig is en voldoende waarborgen biedt. De rechter onderzoekt dan het bewijsmiddel, maar kan vrij oordelen over de bewijswaarde ervan.

Als er bijvoorbeeld betwisting zou zijn over de aankoop van een product, zal de verkoper bij een niet-gekwalificeerde handtekening moeten kunnen bewijzen dat die krabbel van de koper wel degelijk diens handtekening is.

User experience

Eén van de meest gekende en gebruikte manieren om een gekwalificeerde handtekening te zetten, is met de e-ID. En laat dat systeem nu net gekend zijn voor het gebrek aan gebruiksgemak. Het systeem staat gekend om niet altijd vlekkeloos te werken, met name door het snel opvolgen van nieuwe versies van de benodigde software.

In tijden waarin user experience een belangrijke rol speelt, krijg je klanten niet snel zover om diverse software te installeren en eventueel hardware aan te kopen (vb. kaartlezer) om een simpele overeenkomst te ondertekenen.

Bijkomende dienstverlener

Inherent verbonden aan het gebruik van gekwalificeerde handtekeningen is dat een bijkomende dienstverlener noodzakelijk is. Als de integratie niet vlekkeloos is in het verkoops- / ondertekeningproces, heeft dit grote nadelige gevolgen voor het gebruiksgemak.

Besluit: welke handtekening bij digitaal ondertekenen?

Als de wetgeving ter zake niet specifiek een gekwalificeerde handtekening vereist, kan je gebruik maken van een niet-gekwalificeerde handtekening.

In dat laatste geval moet het proces veilig zijn en voldoende waarborgen bieden.

Hanteer daarvoor best onderstaande vuistregels:

• Kan je de ondertekenaar met een hoge mate van zekerheid identificeren?
• Ben je dus voldoende zeker dat niemand anders zich voordoet als de ondertekenaar?
• Kan je het akkoord met de inhoud vaststellen?
• Kan je bewijzen dat er geen wijziging is gebeurd aan het document na het plaatsen van de handtekening?

Let op voor andere wetgeving bij contracten op afstand

Een belangrijke kanttekening bij digitaal ondertekenen van contracten. Contracteren op afstand geeft mogelijk aanleiding tot toepassing van andere specifieke wetgeving zoals bijvoorbeeld: de regels van verkoop op afstand of verkoop buiten de verkoopruimten van de onderneming uit het wetboek van economisch recht.

Vragen over digitaal ondertekenen?

Contacteer ons voor advies en/ of begeleiding!