De nieuwe klokkenluiderswet: wat houdt ze in?

Ready, set, blow! Dringende actiepunten onder de nieuwe Belgische Klokkenluiderswet

In een tijdperk waarin transparantie en ethisch handelen hoog in het vaandel worden gedragen, heeft België recent een belangrijke stap gezet in de bescherming van zogenaamde klokkenluiders of “whistleblowers” binnen bedrijven. Je kent de term wel van enkele werknemers die binnen hun organisatie wantoestanden aan het licht brachten. Denk maar Edward Snowden bij de NSA, Christopher Wylie bij Cambridge Analytica of Frances Haugen, gekend om bij Facebook aan de alarmbel te trekken en duizenden documenten te lekken.

Met de nieuwe Belgische wetgeving moeten grote bedrijven ten laatste tegen 17 december 2023 hun medewerkers in staat stellen om intern wantoestanden te melden zonder hiervoor te worden gesanctioneerd. Voor deze bedrijven komt er met andere woorden alweer een deadline aan om te voldoen aan een nieuwe regelgeving. In deze blog bespreken we de kernpunten van deze wetgeving, de stappen die je dient te nemen en hoe wij daarbij kunnen helpen.

De nieuwe klokkenluiderswet: wat houdt ze in?

Op 28 november 2022 heeft de Belgische wetgever een wet aangenomen met betrekking tot de bescherming van klokkenluiders, die binnen private entiteiten inbreuken melden op de regelgeving. De wet vormt de implementatie van een eerdere Europese Richtlijn en trad in werking op 16 februari 2023. Ze is van toepassing op de private sector en vormt de basis voor het invoeren van een laagdrempelige klokkenluidersregeling in elk bedrijf met meer dan 50 werknemers in België. Meldingssystemen die bedrijven eerder al hadden opgemaakt blijven geldig maar dienen in overeenstemming te worden gebracht met de wet.

Concreet moeten ondernemingen minstens één intern meldingskanaal opzetten via dewelke medewerkers in de ruime zin (dit zijn bijv. ook sollicitanten, bestuur, onderaannemers, …) een melding kunnen doen over onwettig of frauduleus gedrag binnen de onderneming. De wet haalt verschillende thema’s aan waarvoor betrokkenen een melding kunnen maken. Het gaat o.m. over inbreuken op vlak van cyberveiligheid, privacy, (belastings)fraude, witwassen, productveiligheid, milieubescherming, enzovoort. Uiteraard van cruciaal belang voor een klokkenluidersbeleid is dat zo’n melding in alle vertrouwelijkheid gebeurt: gedurende de ganse procedure moet de identiteit van de melder, van degene op wie een melding slaat en andere betrokkenen te allen tijde worden geheimgehouden. Voor bedrijven met meer dan 250 werknemers moet een melding zelfs verplicht anoniem kunnen gebeuren.

In elk bedrijf moet ook iemand worden aangeduid als zogenaamde “meldingsbeheerder“. Deze is verantwoordelijk voor het vertrouwelijk ontvangen van meldingen en om deze intern te gaan onderzoeken. Het opzetten van een intern meldingskanaal en het aanduiden van een meldingsbeheerder mag niet zomaar een formaliteit blijven. De wet schrijft dan ook een verdere procedure voor die moet worden gevolgd wanneer een melding intern plaatsvindt.

Verder zijn medewerkers volgens de wet ook vrij om, afhankelijk van de soort inbreuk, extern te gaan melden bij de bevoegde autoriteiten (bijv. de FSMA, Gegevensbeschermingsautoriteit, enz.) of bij de Federale Ombudsman. Onder bepaalde voorwaarden kan een medewerker onder deze wet zelfs overwegen om naar de pers te stappen.

Cruciaal is dat de wet de onderneming uitdrukkelijk verbiedt om represailles of sancties te nemen tegen een medewerker die een redelijke melding heeft gedaan, alsook tegen familie of collega’s die de medewerker daarbij hebben geholpen. Zo mag de onderneming bijvoorbeeld de medewerker niet schorsen, degraderen of een andere negatieve maatregel opleggen louter omwille van een melding die de medewerker heeft gedaan over een leidinggevende die fraude pleegt. Als een onderneming een represaille neemt ten aanzien van een klokkenluider, kan laatstgenoemde een schadevergoeding eisen die kan oplopen tot 26 weken loon.

Voor bedrijven met 250 werknemers of meer gelden de bepalingen uit de wet inzake interne meldingen en opvolging al sinds de inwerkingtreding van de wet, zijnde 16 februari 2023. Bedrijven met 50 tot en met 249 werknemers hebben nog tot 17 december 2023 om interne kanalen op te zetten die in lijn liggen met de wetgeving. Dat zorgt voor een strakke deadline waarbinnen bedrijven hun klokkenluidersregeling moeten opzetten.

De vijf stappen op die elk bedrijf dient te zetten:

1. Zet een intern meldingskanaal op: Bedrijven met meer dan 50 werknemers zijn verplicht om interne meldingskanalen op te zetten waarlangs een klokkenluider op vertrouwelijke wijze een melding kan doen. Dit kan bijvoorbeeld per post, via een beveiligd e-mailadres maar ook telefonisch, in een vertrouwelijk overleg of zelfs via een online portaal op de website van het bedrijf. De wet staat ook toe dat interne meldingskanalen worden uitbesteed aan externe partijen, zodat deze misschien sneller genegen zijn om vertrouwelijk een melding te maken. Wel is vereist dat, vooraleer er kanalen worden opgezet, werkgevers hierover in overleg treden met de sociale partners (indien deze er binnen de onderneming zijn, zoals de ondernemingsraad).
2. Duid een onafhankelijk meldpunt aan: Ondernemingen moeten intern een meldingsbeheerder aanduiden die verantwoordelijk is voor het ontvangen en vertrouwelijk opvolgen van meldingen. Dit meldpunt moet onafhankelijk zijn en dient over voldoende middelen te beschikken. Dit kan een persoon of sector zijn (bijv. HR). Om volledige onafhankelijkheid te garanderen staat de wet ook toe om dit uit te besteden aan een externe partner.
3. Stel een klokkenluidersbeleid op: Ondernemingen moeten een duidelijk en toegankelijk klokkenluidersbeleid opstellen en verspreiden onder hun medewerkers. Dit beleid moet de procedure beschrijven voor het melden van wantoestanden via de geijkte interne kanalen en de garantie bieden dat klokkenluiders vertrouwelijk worden behandeld. Dit kan in de vorm van een policy maar hoeft niet in het arbeidsreglement te worden opgenomen. Op die manier is hetzelfde beleid meteen ook van toepassing op bijv. zelfstandige medewerkers.
4. Houd een meldingsregister bij: De wet verplicht elke onderneming om een register bij te houden van elke ontvangen melding. Meldingen moeten worden bijgehouden gedurende de volledige contractuele relatie met de medewerker-melder in kwestie.
5. Leef de gegevensbeschermingswetgeving na: Bij het behandelen van meldingen zal het meldpunt in geval van een niet-anonieme melding persoonsgegevens verwerken van o.a. de melder, personen die een melder hebben geholpen alsook personen waarop een melding eventueel slaat. Ondernemingen dienen deze gegevens dan ook voldoende dienen te beveiligen en vertrouwelijk te houden, gelet op de gevoelige aard van de zaak. Desgevallend zal het privacybeleid en het verwerkingsregister moeten worden bijgewerkt en is het eventueel zelfs aangewezen om na te gaan of een DPIA al dan niet vereist is.

Beter hard geblazen dan de mond gebrand: wacht niet met handelen!

Als onderneming in België is het van cruciaal belang om de nieuwe wetgeving over klokkenluiders serieus te nemen en tijdig passende maatregelen te nemen om aan de voorschriften te voldoen. Wie nalaat om tijdig de nodige interne kanalen op te zetten of een meldingsbeheerder aan te duiden riskeert o.m. hoge geldboetes.

Bovendien is de nieuwe wetgeving een belangrijke stap in de richting van een gezonder bedrijfsklimaat. Het naleven van deze klokkenluiderswetgeving is niet alleen wettelijk verplicht, maar kan ook bijdragen aan een positieve bedrijfscultuur en de reputatie van de onderneming versterken.

Implementatie van een klokkenluidersbeleid.

• Onze experts kunnen helpen bij de implementatie van een klokkenluidersbeleid en het opzetten van interne meldingskanalen.
• De Groote – De Man treedt zelf ook op als intern meldingskanaal en/of meldingsbeheerder voor diverse bedrijven.
• Daarnaast voorzien wij interne opleidingen om medewerkers bewust te maken van hun rechten en plichten onder de nieuwe wetgeving.
• Tot slot kunnen wij jou in geval van een melding begeleiden bij het uitvoeren van een intern onderzoek en het beheren van eventuele geschillen die zich kunnen voordoen.

Contacteer onze experts.