La nouvelle loi sur les lanceurs d’alerte: qu’implique-t-elle?
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25 octobre 2023
Ready, set, blow! Points d’action urgents dans le cadre de la nouvelle loi belge sur les lanceurs d’alerte
À une époque où la transparence et l’éthique sont tenues en haute estime, la Belgique a récemment franchi une étape importante dans la protection des dénonciateurs ou « whistleblowers » au sein des entreprises. Vous connaissez le terme de certains employés qui ont dénoncé des abus au sein de leur organisation. Pensez à Edward Snowden à la NSA, Christopher Wylie à Cambridge Analytica ou Frances Haugen, connue pour avoir tiré la sonnette d’alarme chez Facebook et fait fuir des milliers de documents.
Avec la nouvelle législation belge, les grandes entreprises doivent permettre à leurs employés de signaler des abus en interne sans être sanctionnés au plus tard le 17 décembre 2023. En d’autres termes, une autre échéance pour se conformer à une nouvelle réglementation approche déjà pour ces entreprises. Dans ce blog, nous abordons les points clés de cette législation, les étapes à suivre et la manière dont nous pouvons vous aider.
La nouvelle loi sur les lanceurs d’alerte : en quoi consiste-t-elle ?
Le 28 novembre 2022, le législateur belge a adopté une loi relative à la protection des lanceurs d’alerte qui signalent des violations de la réglementation au sein d’entités privées. La loi met en œuvre une directive européenne antérieure et est entrée en vigueur le 16 février 2023. Elle s’applique au secteur privé et constitue la base de l’introduction d’un système de dénonciation à bas seuil dans toutes les entreprises de plus de 50 employés en Belgique. Les systèmes de signalement précédemment mis en place par les entreprises restent valables mais doivent être mis en conformité avec la loi.
Concrètement, les entreprises doivent mettre en place au moins un canal de signalement interne par lequel les employés au sens large (c’est-à-dire les candidats à l’emploi, la direction, les sous-traitants, etc. La loi cite différents sujets pour lesquels les personnes concernées peuvent faire un rapport. Il s’agit notamment des atteintes à la cybersécurité, à la vie privée, à la fraude (fiscale), au blanchiment d’argent, à la sécurité des produits, à la protection de l’environnement, etc. Naturellement, il est essentiel pour une politique de dénonciation qu’un tel rapport soit fait en toute confidentialité : tout au long de la procédure, l’identité de la personne qui fait le rapport, de la personne à laquelle le rapport se rapporte et de toute autre personne impliquée doit être gardée secrète à tout moment. Pour les entreprises de plus de 250 employés, il est même obligatoire de faire une déclaration anonyme.
Dans chaque entreprise, une personne doit également être désignée comme « responsable du signalement ». Cette personne est chargée de recevoir les rapports de manière confidentielle et d’entamer une enquête interne. La mise en place d’un canal de signalement interne et la désignation d’un responsable du signalement ne doivent pas rester une simple formalité. La loi prescrit donc une procédure supplémentaire à suivre lorsqu’un rapport est effectué en interne.
En outre, selon la loi, les employés sont également libres, en fonction du type de violation, de faire un rapport externe aux autorités compétentes (par exemple, la FSMA, l’autorité de protection des données, etc.) ou auprès du Médiateur fédéral. Sous certaines conditions, un employé peut même envisager de s’adresser à la presse en vertu de cette loi.
La loi interdit expressément à l’entreprise d’exercer des représailles ou d’imposer des sanctions à l’encontre d’un employé qui a fait un rapport raisonnable, ainsi qu’à l’encontre de sa famille ou de ses collègues qui l’ont aidé à le faire. Par exemple, l’entreprise ne peut pas suspendre, rétrograder ou imposer toute autre mesure négative à l’employé simplement parce qu’il a signalé qu’un superviseur avait commis une fraude. Si une entreprise exerce des représailles à l’encontre d’un dénonciateur, ce dernier peut réclamer des dommages-intérêts pouvant aller jusqu’à 26 semaines de salaire.
Pour les entreprises de 250 employés ou plus, les dispositions de la loi sur les rapports internes et le suivi s’appliquent déjà depuis l’entrée en vigueur de la loi, soit le 16 février 2023. Les entreprises de 50 à 249 salariés ont encore jusqu’au 17 décembre 2023 pour mettre en place des canaux internes conformes à la législation. Les entreprises disposent donc d’un délai serré pour mettre en place leurs dispositifs de dénonciation.
Les cinq étapes que chaque entreprise doit suivre:
- Mettre en place un canal de signalement interne: les entreprises de plus de 50 salariés sont tenues de mettre en place des canaux de signalement internes par lesquels un lanceur d’alerte peut faire un signalement en toute confidentialité. Il peut s’agir d’un courrier, d’une adresse électronique sécurisée, mais aussi d’un appel téléphonique, d’une réunion confidentielle ou même d’un portail en ligne sur le site web de l’entreprise. La loi autorise également l’externalisation des canaux de signalement internes vers des parties externes, qui peuvent donc être plus enclines à effectuer un signalement confidentiel. Toutefois, elle exige que les employeurs consultent les partenaires sociaux (s’il y en a au sein de l’entreprise, comme le comité d’entreprise) sur la question avant de mettre en place des canaux de signalement.
- Désigner un service d’assistance téléphonique indépendant : Les entreprises doivent désigner en interne un responsable chargé de recevoir les rapports et d’y donner suite en toute confidentialité. Ce service d’assistance téléphonique doit être indépendant et disposer de ressources suffisantes. Il peut s’agir d’une personne ou d’un secteur (par exemple les ressources humaines). Pour garantir une indépendance totale, la loi permet également de confier cette tâche à un partenaire externe.
- Établir une politique de dénonciation : Les entreprises doivent rédiger et distribuer à leurs employés une politique de dénonciation claire et accessible. Cette politique doit décrire la procédure à suivre pour signaler des actes répréhensibles par les canaux internes établis et garantir que les dénonciateurs seront traités de manière confidentielle. Elle peut prendre la forme d’une politique, mais ne doit pas nécessairement être incluse dans le règlement du travail. Ainsi, la même politique s’applique immédiatement aux employés indépendants, par exemple.
- Tenir un registre de signalement : La loi exige que chaque entreprise tienne un registre de tous les rapports reçus. Les rapports doivent être conservés pendant toute la durée de la relation contractuelle avec l’employé-rapporteur en question.
- Respecter la législation sur la protection des données : lors du traitement des signalements, la ligne d’assistance traitera, dans le cas d’un signalement non anonyme, des données à caractère personnel concernant, entre autres, l’auteur du signalement, les personnes qui ont aidé l’auteur du signalement ainsi que les personnes potentiellement concernées par le signalement. Les entreprises doivent donc protéger ces données de manière adéquate et les garder confidentielles, compte tenu de la nature sensible de l’affaire. Le cas échéant, la politique de confidentialité et le registre des traitements devront être mis à jour et il peut même être conseillé de vérifier si une DPIA est nécessaire.
Mieux vaut souffler fort que se brûler la bouche : n’attendez pas pour agir !
En tant qu’entreprise en Belgique, il est essentiel de prendre au sérieux la nouvelle législation sur les dénonciations et de prendre les mesures appropriées et opportunes pour s’y conformer. Les entreprises qui ne mettent pas en place les canaux internes nécessaires ou qui ne désignent pas à temps un responsable de la dénonciation s’exposent, entre autres, à de lourdes amendes.
En outre, la nouvelle législation constitue une étape importante vers un environnement commercial plus sain. Le respect de cette législation sur la dénonciation n’est pas seulement exigé par la loi, mais peut également contribuer à une culture d’entreprise positive et améliorer la réputation de l’entreprise.
Mise en œuvre d’une politique de dénonciation.
- Nos experts peuvent vous aider à mettre en œuvre une politique de dénonciation et à mettre en place des canaux de signalement internes.
- De Groote – De Man fait également office de canal de signalement interne et/ou de gestionnaire de signalement pour diverses entreprises.
- Nous proposons également des formations internes pour sensibiliser les employés à leurs droits et obligations en vertu de la nouvelle législation.
- Enfin, en cas de signalement, nous pouvons vous guider dans la conduite d’une enquête interne et dans la gestion des litiges éventuels.
